Quản lý khách hàng bằng Google Sheet: sổ khách cho người mới

Quản lý khách hàng bằng Google Sheet là ghi mỗi khách một dòng trong bảng tính. Dòng đó cho biết ai, mua gì, lần cuối khi nào và bao giờ nên hỏi thăm lại. Người bán nhỏ không cần phần mềm đắt tiền để nhớ khách. Trợ lý AI giúp gom danh sách và soạn nháp tin nhắn, còn phần trò chuyện thật vẫn là của bạn.

Sang5M gọi cách làm này là Doanh nghiệp 1 Người, và hiểu nó như sau.

Doanh nghiệp 1 Người không phải doanh nghiệp chỉ có một người, mà là một người cùng rất nhiều công cụ, agent AI và hệ thống automation phục vụ việc kinh doanh.

Nói dễ hiểu, "agent AI" là trợ lý AI: nó nhận các dòng tên khách và món bạn dán vào, tách thành cột rồi soạn nháp lời hỏi thăm cho bạn sửa. Còn "automation" là tự động hoá: ô ngày hẹn trong bảng tự đổi màu khi đến hẹn, bạn khỏi dò từng dòng. Muốn phân biệt hai thứ này, xem bài khác nhau giữa AI và tự động hoá. Bài thuộc chuyên mục Công cụ, trợ lý AI và tự động hoá.

Hiểu đơn giản: bạn ghi sổ và nói chuyện với khách, trợ lý AI tách cột và soạn nháp tin nhắn, còn bảng tính tự tô màu ô đến hẹn.

Các ví dụ trong bài đều là giả định. Muốn hiểu cả mô hình, xem bài Doanh nghiệp 1 Người là gì.

Vì sao người bán nhỏ nên có sổ khách hàng?

Vì bạn không thể nhớ hết ai đã mua gì và lần cuối khi nào. Sổ khách là một bảng ghi lại điều đó, để bạn hỏi thăm đúng người vào đúng lúc. Một tin nhắn đúng lúc có thể giúp khách cũ nhớ đến bạn.

Ví dụ, có một người bán cà phê hạt qua mạng. Một chị khách quen mua gói 500 gam mỗi tháng. Nhờ sổ, người bán nhắn hỏi đúng tuần chị sắp hết, không phải chờ chị tự nhớ.

Sổ khách trên Google Sheets cần những cột nào?

Tám cột là đủ cho người bán một mình. Đó là tên, kênh liên hệ, lần mua gần nhất, đã mua gì, ghi chú sở thích, trạng thái, ngày hẹn chăm lại và đã đồng ý nhận tin chưa. Mỗi khách chiếm một dòng. Bảng dưới giải thích từng cột.

Ví dụ, dòng của một anh khách quen: kênh Zalo, mua ngày 10/10, cà phê rang vừa, thích vị ít chua. Trạng thái là "đã mua", hẹn chăm lại 04/11, đồng ý nhận tin là "có". Giả sử bạn mở một quán trà sữa nhận đơn qua mạng: cột ghi chú có thể ghi "ít đá, ít ngọt". Lần sau bạn xác nhận đơn nhanh hơn và khách thấy mình được nhớ.

Để làm bảng, mở Google Sheets, tạo bảng tính trống và gõ tám tên cột vào hàng đầu tiên.

Điền sổ khách thế nào cho nhanh mà không lộ thông tin?

Mỗi tối hãy dành mười phút chép tên khách và món đã mua từ tin nhắn trong ngày. Đừng chép số điện thoại hay địa chỉ vào bảng, vì thông tin đó đã nằm sẵn trong ứng dụng nhắn tin.

Ví dụ, người bán cà phê chép sáu tin đặt hàng trong ngày, bỏ phần số điện thoại, rồi làm bốn bước dưới đây.

1. Chép tên khách và món đã mua từ các tin nhắn trong ngày, không chép số điện thoại.
2. Nhờ AI tách các dòng đó thành cột bằng ChatGPT (công cụ trò chuyện với AI), chỉ đưa tên gọi và món.
3. Dán kết quả vào sổ và tự thêm kênh liên hệ.
4. Đặt ngày hẹn chăm lại theo món: ô ngày hẹn gõ dấu bằng, bấm vào ô ngày mua gần nhất, gõ thêm +25 rồi bấm phím xuống dòng. Sau đó kéo chấm vuông nhỏ ở góc dưới bên phải của ô xuống, chỉ tới dòng khách cuối cùng, để dòng trống không bị tô nhầm. Với cà phê hạt, 25 ngày là lúc gói cũ sắp hết. Nếu bạn mở một lớp học vẽ cuối tuần, hãy đặt ngày hẹn vài ngày trước buổi cuối của khoá, để hỏi học viên có muốn học tiếp không.

Nếu bạn cũng ghi đơn hàng, xem bài quản lý bán hàng bằng Google Sheets để xem đơn hàng và sổ khách cạnh nhau.

Nhờ AI soạn tin hỏi thăm khách thế nào cho tự nhiên?

Hãy đưa cho AI tên món, ghi chú sở thích và giọng văn của bạn, rồi xin hai bản nháp ngắn. Bạn chọn một bản, sửa thêm một chi tiết thật về khách và tự gửi. Đừng nhắn hàng loạt cho người chưa đồng ý nhận tin.

Mẫu câu lệnh bạn có thể dùng:

Mình bán cà phê hạt, giọng thân thiện, xưng "mình". Khách là một anh khách quen, mua cà phê rang vừa, thích vị ít chua. Viết hai tin nhắn Zalo dưới 30 từ hỏi thăm xem anh còn cà phê không. Không hứa giảm giá.

Ví dụ, bản nháp đầu của AI là "Chào anh, gói cà phê rang vừa anh mua chắc sắp hết rồi". Người bán thêm câu "Mình có mẻ mới ít chua đúng gu anh", vì chỉ mình họ biết mẻ mới đó. Với một studio chụp ảnh cưới, chi tiết thật có thể là ngày kỷ niệm của cặp đôi đã chụp năm ngoái. Nhờ vậy, lời hỏi thăm không giống tin quảng cáo.

Cách viết lời giao việc rõ hơn có trong bài cách giao việc cho AI, còn cách viết lời bán hàng có trong bài kỹ năng bán hàng trên mạng. Muốn AI nhớ sẵn giọng văn của bạn, xem cách tạo trợ lý AI cá nhân.

Mỗi sáng dùng sổ khách thế nào trong 10 phút?

Mỗi sáng bạn lọc ra khách có ngày hẹn là hôm nay, nhắn từng người, cập nhật trạng thái và ghi lại câu trả lời. Với vài khách mỗi ngày, việc này mất khoảng mười phút.

Ví dụ, sáng thứ Hai, người bán cà phê lọc ra ba khách đến hẹn. Hai người trả lời ngay, một người nói đang đi xa, nên lịch hẹn được dời sang tuần sau. Chủ một tiệm làm đẹp cũng có thể làm y vậy. Sáng ra, chủ tiệm lọc các chị đã làm móng khoảng ba tuần trước và nhắn hỏi có muốn giữ chỗ cuối tuần không.

• Lọc cột ngày hẹn chăm lại để chỉ còn khách đến hẹn hôm nay.
• Nhắn từng người bằng bản nháp bạn đã sửa.
• Cập nhật trạng thái và ngày hẹn mới.
• Ghi vài chữ về câu khách trả lời vào cột ghi chú.

Các con số tổng hợp từ sổ này nằm ở bài một trang số liệu xem mỗi sáng.

Phần nào trong chăm sóc khách AI không làm giúp được?

AI làm giúp phần soạn nháp và sắp xếp. Bạn giữ phần trò chuyện thật, xin lỗi khi giao trễ, tư vấn món hợp với khách và quyết định tặng quà hay giảm giá. Đó là phần cần phán đoán và quan hệ.

Ví dụ, cửa hàng quần áo giao nhầm cỡ cho khách quen: AI soạn được lời xin lỗi, còn đổi hàng hay tặng phí giao là chủ cửa hàng quyết. Trên blog này, cuối mỗi bài có khung để bạn ghi tên vào danh sách chờ khoá học của Sang5M. Người đăng ký webinar tối thứ Tư (buổi học trực tuyến miễn phí) cũng để lại tên. Những danh sách đó chính là một dạng sổ khách: máy giúp gom tên, còn lời nhắn tới từng người vẫn nên do người đọc lại trước khi gửi.

Bài học và việc bạn làm được ngay tuần này

Bài học: sổ khách không cần đẹp, chỉ cần mỗi sáng bạn mở ra và nhắn đúng một người. Ba việc dưới đây làm được trong tuần.

1. Tạo sổ khách: mở Google Sheets, tạo bảng tính trống, bấm vào chữ "Bảng tính không có tiêu đề" ở góc trên bên trái, gõ "Sổ khách" để dễ tìm lại. Đó là tên tệp, khác với tên trang tính ở các thẻ bên dưới. Rồi gõ tám tên cột ở hàng đầu và điền mười khách gần nhất bạn còn nhớ.
2. Tô màu ô đến hẹn: chọn các ô ngày hẹn từ dòng 2 tới dòng khách cuối, mở "Định dạng", chọn "Định dạng có điều kiện". Ở ô "Định dạng ô nếu…" chọn "Ngày trước" (nếu tên hơi khác, chọn mục có nghĩa là ngày trước), ô bên dưới chọn "ngày mai", chọn màu tô rồi bấm "Xong". Cách làm theo hướng dẫn chính thức của Google; Excel (bảng tính của Microsoft) cũng có tính năng này, xem hướng dẫn của Microsoft.
3. Nhờ AI soạn hai bản nháp hỏi thăm cho một khách, sửa lại bằng giọng của bạn và tự gửi.

Câu hỏi thường gặp

Bao nhiêu khách thì nên dùng sổ khách hàng?

Ngay khi bạn thấy mình bắt đầu quên ai đã mua gì. Lập càng sớm càng nhẹ việc, vì ghi từ đầu dễ hơn nhớ lại sau.

Google Sheets có thay được phần mềm quản lý khách hàng không?

Google Sheets (bảng tính của Google) đủ cho người bán nhỏ làm một mình. Khi nhiều người cùng chăm khách hoặc cần gửi tin tự động, bạn nên cân nhắc phần mềm riêng.

Có nên nhờ AI tự nhắn tin cho khách không?

Không nên với người mới. Hãy để AI soạn nháp, còn bạn đọc và tự gửi.

Làm sao giữ kín thông tin khách trong bảng tính?

Chỉ chia sẻ cho người thật sự cần, không để mọi người có đường liên kết đều xem được, và không dán số điện thoại vào công cụ AI.

Muốn học cùng Sang5M thì bắt đầu ở đâu?

Muốn xem AI làm việc thật, bạn có thể tìm hiểu 5M Studio (công cụ dựng video bằng AI, trả phí, của Sang5M). Webinar tối thứ Tư hằng tuần diễn ra qua Zoom (ứng dụng họp trực tuyến), nơi Sang5M chạy công cụ ngay trên video quay thô, chưa cắt ghép.

Tạm kết

Sổ khách chỉ là tám cột và mười phút mỗi sáng. AI soạn nháp, bạn đọc, sửa và tự gửi.

Máy làm phần lặp lại, bạn giữ phần phán đoán và quan hệ. Hãy bắt đầu từ việc đầu tiên ở mục bài học, rồi đọc thêm trên blog Sang5M.