Quản lý bán hàng bằng Google Sheet: mẫu 3 trang dễ làm

Quản lý bán hàng bằng Google Sheets (tên tiếng Việt: Google Trang tính) là ghi các đơn vào một bảng tính. Nhờ vậy bạn biết đơn nào chưa giao và tồn kho (số hàng còn trong tay) là bao nhiêu. Bạn chỉ cần ba trang: sản phẩm, đơn hàng, tồn kho. Trợ lý AI viết công thức và tách đơn từ tin nhắn, còn bạn kiểm tra và quyết định nhập hàng.

Một bảng tính giữ sổ, một trợ lý AI viết công thức, một người giữ quyết định: Sang5M gọi cách làm này là Doanh nghiệp 1 Người.

Doanh nghiệp 1 Người không phải doanh nghiệp chỉ có một người, mà là một người cùng rất nhiều công cụ, agent AI và hệ thống automation phục vụ việc kinh doanh.

Nói dễ hiểu, "automation" là tự động hoá, chẳng hạn phiếu đặt hàng tự rơi vào bảng. "Agent AI" là trợ lý AI nhận lời dặn như "gom mười tin nhắn thành bảng" rồi tự làm. Hai thứ này khác nhau ra sao, xem bài AI khác tự động hoá ở điểm nào. Muốn hiểu cả mô hình, xem bài Doanh nghiệp 1 Người là gì.

Hiểu đơn giản: bảng tính giữ sổ, trợ lý AI viết công thức, bạn kiểm và quyết.

Bài này đi qua ba trang cần có, cách nhờ AI viết công thức và cách gom đơn từ tin nhắn. Sau đó là việc kiểm hằng tuần và lúc nên đổi sang phần mềm. Ví dụ trong bài đều là giả định.

Bán nhỏ có cần quản lý bán hàng bằng bảng tính không?

Có, khi bạn bắt đầu quên đơn hoặc không nhớ còn bao nhiêu hàng. Lý do là trí nhớ chỉ giữ được vài đơn mỗi ngày, còn bảng tính giữ được từng đơn. Chỉ một trang đơn hàng đã giúp bạn đỡ lẫn hơn nhiều.

Ví dụ: một shop thời trang nhỏ bán kẹp tóc và áo thun, nhận đơn qua Zalo (ứng dụng nhắn tin) và Facebook (mạng xã hội). Chủ shop nhớ đơn trong đầu.

Cuối tuần, chủ shop không chắc đơn nào đã giao, đơn nào khách chưa trả tiền. Bảng tính mở được trên cả điện thoại, nên chủ shop ghi ngay lúc chốt đơn. Nếu bạn đang bán nhỏ tại nhà, xem thêm các mô hình kinh doanh nhỏ tại nhà.

Người mới nên bắt đầu bằng bảng tính để hiểu mình cần theo dõi gì.

Ba trang cần có trong file quản lý bán hàng là gì?

Ba trang gồm Sản phẩm, Đơn hàng và Tồn kho, mỗi trang giữ một việc riêng. Tách ra như vậy thì bạn chỉ nhập tay ở trang Đơn hàng, còn giá và số hàng còn lại do công thức tự lấy, nên ít sai hơn.

Ví dụ: shop thời trang ở trên ghi một đơn hai kẹp tóc mã KT01, trạng thái "chờ giao". Thành tiền tự tính từ giá ở trang Sản phẩm, chủ shop không phải gõ.

Tám cột của trang Đơn hàng là: ngày, mã đơn, tên khách, mã sản phẩm, số lượng, thành tiền, trạng thái giao và đã nhận tiền chưa.

Chỉ trang Đơn hàng cần nhập tay hằng ngày. Hai trang còn lại chỉ đổi khi bạn nhập hàng hoặc sửa giá. Mọi con số khác hãy để công thức tính, đừng gõ tay.

Nhờ AI viết công thức cho bảng thế nào?

Bạn mô tả bảng bằng tiếng Việt, AI trả về công thức, rồi bạn dán vào ô và thử. Cách này chạy được vì AI chỉ cần biết tên trang, tên cột và kết quả bạn muốn, không cần bạn biết viết công thức.

Ví dụ: một tiệm bánh nhỏ bán bánh quy theo hộp. Chủ tiệm không biết viết công thức tính số hộp "còn lại", nên nhờ ChatGPT hoặc Claude (hai trợ lý AI trò chuyện) viết giúp.

1. Mô tả bảng: tên từng trang, tên từng cột và cột nằm ở chữ cái nào.
2. Nói kết quả muốn có, ví dụ "cột F tự lấy giá theo mã ở trang Sản phẩm rồi nhân với số lượng".
3. Dán công thức AI đưa vào một ô, rồi thử với ba dòng.
4. Tự tính tay một dòng để so với kết quả của máy.

Chẳng hạn, chủ tiệm bánh gõ câu lệnh sau cho AI:

Trang Tồn kho: cột C là tổng số đã bán của mã đó ở trang Đơn hàng, cột D bằng B trừ C. Hãy viết công thức cho Google Sheets.

AI sẽ đưa một công thức cộng có điều kiện, tức là chỉ cộng những dòng đúng mã đó. Cách hàm này chạy có ở trang hướng dẫn của Google và trang hướng dẫn của Microsoft. Chủ tiệm kiểm bằng một loại bánh mà mình biết chắc số hộp còn.

Nếu ô báo lỗi, hãy thử đổi dấu phẩy trong công thức thành dấu chấm phẩy, vì một số máy dùng dấu khác.

Gom đơn từ tin nhắn vào bảng nhanh hơn thế nào?

Có hai cách: nhờ AI tách tin nhắn thành các cột, hoặc cho khách điền phiếu đặt hàng để đơn tự rơi vào bảng. Cả hai đều bỏ được bước chép tay từng đơn, là bước dễ gõ nhầm.

Ví dụ: một quán cà phê nhỏ bán thêm cà phê đóng chai giao tận nơi. Cuối ngày, chủ quán xoá số điện thoại và địa chỉ khỏi mười tin đặt hàng, rồi chép vào ChatGPT, nhờ chia thành bảng đúng thứ tự tám cột.

Với cách thứ hai, bạn dùng Google Biểu mẫu (Google Form, công cụ làm phiếu đặt hàng của Google). Trong phiếu, mở thẻ "Câu trả lời" (trang trợ giúp của Google gọi là "Phản hồi"), rồi bấm dấu ba chấm ("Tuỳ chọn khác") ở góc trên bên phải. Chọn "Chọn đích đến cho phản hồi" để mỗi phiếu thành một dòng trong bảng (Google hướng dẫn kết nối Biểu mẫu với Trang tính).

Giống 5M Studio (công cụ trả phí của Sang5M, dựng video bằng AI): bạn thả nhiều video vào, máy dựng lần lượt từng video xếp hàng, bạn chỉ xem và chọn kết quả.

Trước khi dán tin vào AI, hãy xoá số điện thoại và địa chỉ khách. Hai thứ đó bạn lưu riêng ở nơi khác, ví dụ trong sổ khách.

Muốn tự động hơn, hãy xem bài n8n cho người mới bắt đầu. Đó là công cụ nối các ứng dụng với nhau và tự chạy việc lặp lại. Các việc giao cho AI khi bán hàng nằm ở bài dùng AI để bán hàng trên mạng.

Mỗi tuần nên tự kiểm bảng những gì?

Mỗi tuần hãy dành khoảng nửa tiếng soát năm việc: đếm hàng thật, lọc đơn chờ giao, lọc đơn chưa nhận tiền, ghi đổi trả và sao lưu bảng. Sai sót nhỏ để lâu sẽ dồn lại, nên kiểm hằng tuần dễ hơn dò cả tháng.

Ví dụ: chủ tiệm bánh ở trên đếm thấy còn tám hộp bánh quy mà bảng ghi chín. Lục lại tin nhắn, chủ tiệm mới nhớ có một đơn đổi hàng chưa ghi.

• Đếm hàng thật rồi so với cột còn lại ở trang Tồn kho.
• Lọc đơn "chờ giao" để tìm đơn nằm quá ba ngày.
• Lọc đơn chưa nhận tiền và nhắn nhắc khách.
• Ghi đổi trả bằng một dòng mới, nhập số âm ở cột số lượng. Ví dụ ghi -1 khi khách trả một món, đừng xoá dòng cũ để còn dấu vết.
• Sao lưu bảng: mở thanh lệnh trên cùng, chọn "Tệp" và tìm mục tạo bản sao.

Nên chia sẻ bảng chỉ cho người cần xem. Đừng đặt chế độ ai có đường dẫn cũng mở được, vì bảng có tên khách và lịch sử mua hàng.

Khi nào nên chuyển từ bảng tính sang phần mềm bán hàng?

Hãy chuyển khi bảng bắt đầu cản việc của bạn thay vì giúp bạn, như nhập không kịp đơn hoặc nhiều người ghi đè nhau. Lúc đó bạn đã biết mình cần cột nào, nên chọn phần mềm sẽ dễ hơn.

Ví dụ: shop thời trang thuê thêm một bạn đóng gói, và hai người cùng sửa bảng. Đã hai lần họ ghi đè (ghi chồng lên, mất dữ liệu của nhau) lên dòng của nhau.

Một tiệm spa nhỏ bán thêm thẻ liệu trình nhiều buổi thì gặp chuyện khác: mỗi khách cần biết còn bao nhiêu buổi. Bảng đơn hàng tám cột không ghi được số buổi còn lại, nên chủ spa cần công cụ theo dõi thẻ liệu trình.

Các dấu hiệu cần để ý:

• Mỗi ngày có nhiều đơn đến mức nhập không kịp.
• Nhiều người cùng nhập và hay ghi đè nhau.
• Bảng mở chậm, cuộn mỏi tay.
• Bạn cần in hoá đơn hoặc quét mã hàng.

Khi gặp các dấu hiệu này, bạn đã biết mình cần cột nào, nên chọn phần mềm sẽ dễ hơn. Bạn có thể làm tiếp sổ khách và sổ thu chi. Rồi gom số vào một trang số liệu để xem mỗi sáng.

Bài học: bạn làm được ngay

Nếu chỉ nhớ một điều: hãy bắt đầu bằng một trang đơn hàng tám cột, còn các con số khác để công thức tính. Làm nhỏ như vậy thì bạn dùng được ngay, rồi thêm dần khi cần.

Sang5M gợi ý bạn thử ba việc sau:

1. Mở Google Sheets bằng tài khoản Google và tạo một bảng tính trống. File mới có sẵn một trang, bạn thêm 2 trang nữa. Nhấp đúp vào tên trang ở dưới để đổi tên thành Sản phẩm, Đơn hàng, Tồn kho.
2. Nhập năm sản phẩm và các đơn của tuần này, rồi nhờ ChatGPT hoặc Claude viết công thức thành tiền và còn lại.
3. Tạo danh sách thả xuống cho cột trạng thái. Chọn cột Trạng thái từ dòng 2 trở xuống, mở mục Dữ liệu, chọn "Xác thực dữ liệu" rồi bấm "Thêm quy tắc". Ở Tiêu chí chọn "Trình đơn thả xuống", gõ mục đầu là chờ giao, bấm "Thêm một mục khác" để nhập đã giao, rồi đổi trả, rồi bấm "Xong" (hướng dẫn của Google). Cuối tuần, đếm hàng thật để so với bảng.

Câu hỏi thường gặp về quản lý bán hàng bằng Google Sheets

Dưới đây là bốn câu người mới có thể hỏi khi bắt đầu ghi đơn bằng bảng tính. Câu trả lời ngắn, dựa trên các bước đã nói trong bài.

Quản lý bán hàng bằng Google Sheets có miễn phí không?

Có. Bạn chỉ cần một tài khoản Google để mở Google Sheets (bảng tính của Google, thuộc nhóm ứng dụng miễn phí cho người dùng cá nhân) và dùng trên cả máy tính lẫn điện thoại.

Không giỏi công thức có làm được không?

Được. Bạn mô tả bảng cho AI, nhờ viết công thức, rồi thử với vài dòng và tự tính tay một dòng để kiểm.

Bảng tính có an toàn cho thông tin khách không?

Bảng ít rủi ro hơn khi bạn chỉ chia sẻ cho người cần. Đừng đặt chế độ ai có đường dẫn cũng xem được, và đừng dán thông tin khách vào công cụ AI nếu không cần.

Có nên dùng ngay phần mềm bán hàng thay vì bảng tính?

Khi mới bắt đầu, bảng tính dùng được và giúp bạn hiểu mình cần gì. Hãy chuyển khi bạn gặp các dấu hiệu nói trong bài.

Muốn học cùng Sang5M thì bắt đầu ở đâu?

Muốn xem AI làm việc thật, bạn có thể tìm hiểu 5M Studio, công cụ dựng video bằng AI. Webinar tối thứ Tư (buổi học trực tuyến miễn phí) diễn ra hằng tuần, nơi Sang5M chạy công cụ ngay trên video quay thô.

Tạm kết

Quản lý bán hàng không cần bắt đầu bằng phần mềm đắt tiền. Ba trang, tám cột và vài công thức do AI viết, do bạn kiểm, đã dùng được cho người bán nhỏ.

Việc lặp lại giao cho bảng tính và trợ lý AI, còn bạn giữ phần nhập hàng, tư vấn và chăm khách. Hãy bắt đầu từ việc đầu tiên ở mục Bài học. Các bài khác nằm trên blog Sang5M.