Cách giao việc cho trợ lý AI như giao cho người mới vào nghề

Một cách giao việc cho trợ lý AI hiệu quả là coi AI như một người mới vào nghề: chăm, nhanh, nhưng chưa biết gì về cửa hàng của bạn. Bạn nói rõ bối cảnh, kết quả cần có và cách sẽ kiểm, thì AI có thể làm đúng hơn. Phần quyết định gửi gì cho khách vẫn là của bạn.

Bài này dạy giao một việc cho đúng. Muốn trợ lý nhớ lời dặn lâu dài thì bạn đọc bài lưu lời dặn thành trợ lý.

Giao việc rõ ràng là kỹ năng đầu tiên của mô hình mà Sang5M gọi là Doanh nghiệp 1 Người. Chẳng hạn, một chủ quán cà phê nhỏ giao từng tin nhắn cho trợ lý và chỉ đọc lại kết quả. Mô hình ấy được hiểu như sau.

Doanh nghiệp 1 Người không phải doanh nghiệp chỉ có một người, mà là một người cùng rất nhiều công cụ, agent AI và hệ thống automation phục vụ việc kinh doanh.

Nói dễ hiểu, "agent AI" là trợ lý AI nhận câu lệnh của chủ quán rồi tự soạn sẵn tin trả lời để người chủ duyệt. "Automation" là tự động hoá, chẳng hạn khách vừa nhắn tới là máy tự gửi lời chào có sẵn, chủ quán không cần gõ.

Hiểu đơn giản: chủ quán dặn rõ thì trợ lý lo phần lặp lại, còn quyết định gửi gì cho khách vẫn là của chủ quán.

Trong bài, "câu lệnh" là câu bạn viết để nói AI cần làm gì. Ví dụ trong bài đều là giả định. Muốn hiểu rộng hơn về mô hình, xem bài Doanh nghiệp 1 Người là gì.

Vì sao AI hay trả lời chung chung?

AI trả lời chung chung vì nó không biết bối cảnh của bạn, chỉ làm đúng phần bạn nói. Câu lệnh ngắn và thiếu thông tin thì kết quả cũng chung chung.

Ví dụ, chủ quán gõ "viết bài bán cà phê" và nhận về một đoạn văn chung chung. Chủ quán thêm "cà phê rang xay, giao trong thành phố, khách là dân văn phòng, giọng vui" thì đoạn văn có chất riêng ngay.

Lỗi nằm ở chỗ thiếu lời dặn, không phải ở AI lười. Hãy để AI biết những điều bạn vẫn nghĩ là hiển nhiên.

Giao việc cho AI giống giao việc cho người mới vào nghề ở chỗ nào?

Cả hai đều cần được dặn rõ trước khi bắt tay vào làm. Hướng dẫn chính thức của Anthropic (hãng làm ra Claude) cũng khuyên coi AI như một nhân viên mới rất giỏi nhưng chưa biết cách làm việc của bạn. Càng nói rõ muốn gì, kết quả càng tốt.

Ví dụ: một tiệm spa nhỏ nhận nhân viên mới. Chủ tiệm phải dặn "chị khách này da nhạy cảm, đừng mời gói tẩy da chết". Nhờ AI soạn tin mời chị ấy thử gói chăm sóc mới cũng vậy. Bạn phải nói "khách da nhạy cảm, chỉ mời gói chăm sóc dịu nhẹ" thì tin nhắn mới viết đúng.

Có một điểm khác. Người mới có thể hỏi lại khi chưa rõ, còn AI có thể làm tiếp theo cách đoán. Vì vậy hãy dặn trước: "nếu thiếu thông tin thì hỏi tôi".

Câu lệnh giao việc cho AI gồm những phần nào?

Một câu lệnh tốt có năm phần, viết theo thứ tự dưới đây. Có cả năm phần thì AI biết bạn là ai, cần gì và thế nào là đạt, nên ít phải đoán.

1. Bối cảnh: bạn là ai, bán gì, khách là ai.
2. Việc cần làm: chỉ một việc, bắt đầu bằng động từ rõ.
3. Kết quả mong muốn: dài bao nhiêu, dạng gì (danh sách, bảng hay tin nhắn).
4. Điều không được làm: không hứa giảm giá, không bịa thông tin.
5. Cách bạn kiểm: ví dụ "đưa 3 phương án để tôi chọn".

Ví dụ, chủ quán soạn tin trả lời khách hỏi "còn hàng không" và viết:

Tôi bán cà phê rang xay cho dân văn phòng trong thành phố. Hãy soạn tin trả lời khách hỏi "còn hàng không". Thông tin cần dùng: còn 20 gói, giao nội thành.

Nếu thiếu thông tin thì hỏi tôi. Kết quả dưới 40 chữ, giọng vui, không được hứa ngày giao, đưa 3 phương án để tôi chọn.

Mẫu điền sẵn, bạn thay phần trong ngoặc vuông: "Tôi bán [sản phẩm] cho [nhóm khách]. Hãy [việc cần làm], dùng thông tin [giá, phí giao…]. Thiếu thông tin thì hỏi tôi. Kết quả [độ dài và dạng], không được [điều cấm], đưa [số] phương án để tôi chọn."

Chạy câu lệnh trên ChatGPT, Claude hay Gemini (các ứng dụng trò chuyện với AI) đều được. Hướng dẫn của OpenAI (hãng làm ra ChatGPT) cũng nhắc nên đưa thêm bối cảnh và ví dụ mẫu vào câu lệnh. Thêm cách dùng công cụ ở chuyên mục Công cụ, trợ lý AI và tự động hoá.

Vì sao nên giao kết quả, không giao từng thao tác?

Nói rõ bạn cần ra cái gì thì AI tự chia bước. Dặn từng thao tác như "mở câu bằng lời chào, rồi nêu giá" thì bạn mất thời gian. AI cũng làm đúng từng bước dù kết quả chưa ổn.

Đây là nguyên tắc giao việc chung, mượn từ cách làm việc với người. Trừ khi thứ tự bước quan trọng, như quy trình ghi một đơn: lúc đó hãy đánh số từng bước.

Ví dụ: một shop thời trang nhỏ cần đoạn giới thiệu cho mẫu váy mới. Chủ shop không cần dặn "câu đầu nêu chất vải, câu hai nêu cỡ". Chỉ cần nói kết quả: "đoạn 50 chữ giúp khách biết váy hợp đi làm hay đi chơi". Thêm một ý: "cuối đoạn mời khách nhắn số đo để chọn cỡ".

Ví dụ, trong 5M Studio (công cụ trả phí của Sang5M, dựng video bằng AI), bạn không bấm từng nút để đổi kiểu phụ đề. Bạn gõ bằng tiếng Việt, chẳng hạn gõ yêu cầu đổi kiểu phụ đề, rồi công cụ dựng lại video. Đó là giao kết quả bằng lời, không giao từng thao tác.

Công cụ cũng tự đánh dấu chỗ thừa như tiếng "ờ", chỗ im lặng và câu nói lại. Bạn chọn giữ hay cắt.

Bạn xem công cụ chạy thật ở webinar tối thứ Tư (buổi học trực tuyến miễn phí), nơi Sang5M chạy công cụ trên video quay thô, chưa cắt ghép. Muốn khỏi gõ lại lời dặn mỗi lần, hãy xem cách tạo trợ lý AI cá nhân dùng lại được.

Nhận kết quả từ AI rồi kiểm thế nào?

Hãy kiểm bốn điều trước khi dùng, rồi sửa lời dặn nếu có chỗ sai. Ví dụ, chủ quán đọc tin AI soạn và thấy câu "giá đã gồm phí giao". Chủ quán chưa cho thông tin đó, nên sửa câu và thêm vào câu lệnh dòng "không nói gì về phí giao nếu tôi chưa cho thông tin".

• Đúng sự thật không? Các con số, tên và địa chỉ phải đúng.
• Đúng giọng của bạn không? Đọc to lên, nếu thấy lạ thì sửa.
• Có hứa điều bạn không làm được không? Giá, ngày giao, quà tặng.
• Khách đọc có hiểu không? Nhờ một người quen đọc thử.

Sai thì sửa lời dặn chứ đừng chỉ sửa kết quả, để lần sau AI làm đúng hơn. Ví dụ: một studio chụp ảnh nhỏ nhờ AI soạn tin báo giá gói chụp kỷ yếu, và AI tự thêm câu "tặng sổ ảnh". Chủ studio xoá câu đó, rồi thêm vào câu lệnh dòng "không tự thêm quà tặng".

Đừng dán thông tin riêng của khách vào AI khi nhờ viết.

Việc nào không nên giao cho AI?

Đừng giao quyết định giá, lời hứa với khách, trả lời khiếu nại và chuyện cần đồng cảm. AI soạn nháp được, còn bạn quyết và gửi. Khung chung là AI làm phần việc lặp lại, bạn giữ phần phán đoán và quan hệ. Khi đã có vài trợ lý, hãy xem cách quản lý nhiều trợ lý.

Ví dụ, khách nhắn phàn nàn gói cà phê giao trễ. AI soạn nháp lời xin lỗi để bạn đỡ mất thời gian. Chủ quán tự gọi khách và quyết định bù bằng gì.

Mới bắt đầu thì đọc thêm chuyên mục Bắt đầu khởi nghiệp 1 người. Khi quen dần, bạn sẽ biết thêm việc nào giao được cho AI.

Bài học: bạn làm được ngay

Giao việc cho AI như dặn một người mới: nói rõ bối cảnh, kết quả cần có và điều không được làm, rồi tự kiểm trước khi dùng. Sang5M gợi ý bạn thử ba việc dưới đây.

1. Chọn một việc lặp lại trong tuần, như trả lời câu hỏi về giá, và viết câu lệnh có cả năm phần.
2. Chạy câu lệnh hai lần: một lần câu ngắn, một lần có cả năm phần, rồi so hai kết quả.
3. Lưu câu lệnh cho kết quả tốt hơn vào ghi chú hoặc Google Sheets (bảng tính của Google), ghi thêm một điều cần dặn lần sau.

Câu hỏi thường gặp về cách giao việc cho AI

Dưới đây là bốn câu hỏi người mới có thể gặp khi bắt đầu giao việc cho AI. Câu trả lời ngắn, dựa trên câu lệnh năm phần ở trên.

Câu lệnh cho AI có cần viết bằng tiếng Anh không?

Không cần. Viết tiếng Việt rõ ràng là được khi dùng ChatGPT, Claude hay Gemini (các trợ lý AI để trò chuyện và nhờ viết).

Câu lệnh dài có tốt hơn câu ngắn không?

Không hẳn. Có cả năm phần quan trọng hơn viết dài, và mỗi lần chỉ nên giao một việc.

Vì sao giao cùng một việc mà mỗi lần AI trả lời khác nhau?

Vì AI viết lại từ đầu mỗi lần. Muốn kết quả ổn định hơn, hãy đưa một bài mẫu và nói rõ dạng kết quả bạn muốn.

Có nên để AI tự gửi tin cho khách không?

Người mới nên duyệt trước khi gửi. Giá, lời hứa và việc xử lý phàn nàn do bạn quyết.

Muốn học cùng Sang5M thì bắt đầu ở đâu?

Muốn xem AI làm việc thật, bạn có thể tìm hiểu 5M Studio, công cụ dựng video bằng AI của Sang5M.

Tạm kết

Giao việc cho AI là kỹ năng nói rõ, giống dặn một người mới vào nghề. AI làm phần lặp lại, còn bạn giữ phần phán đoán.

Bước nhỏ để bắt đầu là câu lệnh năm phần ở mục Bài học. Xem thêm bài mới trên blog Sang5M, kể cả bài AI khác tự động hoá ở đâu.