Làm kế toán bằng AI miễn phí: sổ thu chi cho người bán nhỏ

Làm kế toán bằng AI miễn phí, trong bài này, nghĩa là dựng một cuốn sổ thu chi bằng Google Sheets (bảng tính của Google, miễn phí cho cá nhân) rồi nhờ AI ghi giúp. Bạn đọc lại và kiểm số. Bài chỉ nói về sổ thu chi của bạn: không thay kế toán, không bàn gì ngoài sổ thu chi. Việc cần chuyên môn thì hãy hỏi người làm kế toán.

Cuốn sổ thu chi do AI ghi giúp là một phần nhỏ của cách làm mà Sang5M gọi là Doanh nghiệp 1 Người, và Sang5M hiểu nó như sau.

Doanh nghiệp 1 Người không phải doanh nghiệp chỉ có một người, mà là một người cùng rất nhiều công cụ, agent AI và hệ thống automation phục vụ việc kinh doanh.

Nói dễ hiểu, "agent AI" là trợ lý AI ghi và xếp nhóm từng khoản thu chi giúp bạn theo lời dặn, còn "automation" là tự động hoá: cài quy tắc "có A thì máy tự làm B", việc bài này chưa cần tới.

Hiểu đơn giản: bạn giữ cuốn sổ và quyết định chi tiêu, trợ lý AI ghi phần chép lặp lại.

Sang5M là CEO chuỗi Lục Coffee & Tea, và với chủ quán, biết mỗi ngày tiền đi đâu là thói quen đầu tiên nên có. Vì vậy trong các việc giao cho AI, hãy bắt đầu từ sổ thu chi.

Bài thuộc chuyên mục Công cụ, trợ lý AI và tự động hoá. Muốn hiểu cả mô hình, đọc thêm Doanh nghiệp 1 Người là gì.

Làm kế toán bằng AI miễn phí làm được đến đâu?

Làm được việc ghi chép: ghi thu chi hằng ngày, xếp từng khoản vào nhóm, rồi xem tiền vào trừ tiền ra theo tháng. Chữ "kế toán" ở đây chỉ nghĩa là ghi chép thu chi của bạn. Các việc ngoài đó nên hỏi người làm kế toán có chuyên môn.

Ví dụ: một người bán túi vải thêu tay làm ở nhà qua Facebook (mạng xã hội phổ biến). Người bán này chỉ cần biết mỗi ngày tiền vào và tiền ra bao nhiêu. Một bảng tính là dùng được, không cần mua phần mềm.

Ví dụ: một quán cà phê nhỏ chỉ cần biết mỗi ngày tiền bán nước vào bao nhiêu, tiền mua cà phê hạt và sữa ra bao nhiêu. Chủ quán ghi hai khoản đó vào sổ mỗi tối.

Sổ thu chi cho người bán nhỏ cần những cột nào?

Sổ có bảy cột, mỗi khoản thu hay chi là một dòng. Ví dụ, đây là vài dòng đầu trong sổ của người bán túi vải nói trên.

Các số trong bảng là giả định để dễ hình dung, không phải số của ai.

Nhóm khoản gợi ý gồm tiền hàng, nguyên liệu, vận chuyển, quảng cáo, công cụ và chi khác. Bạn đổi tên theo nghề của mình, sáu nhóm là dễ nhìn.

Ví dụ: một tiệm bánh nhỏ ghi tiền bán bánh vào nhóm tiền hàng, còn tiền mua bột và trứng vào nhóm nguyên liệu. Mỗi lần mua bột là một dòng riêng, ghi rõ ngày ở cột Ngày.

Xem thêm ở chuyên mục Bắt đầu khởi nghiệp 1 người.

Nhờ AI ghi và phân loại thu chi thế nào?

Gom chứng từ, nhờ AI chuyển thành dòng đúng bảy cột, rồi dán vào sổ. "Chứng từ" là giấy tờ hoặc ảnh chứng minh một khoản thu chi, như hoá đơn hay tin nhắn chuyển khoản. Ví dụ, người bán túi vải chụp hoá đơn mua vải và chép tin nhắn khách chuyển tiền.

Năm bước làm mỗi cuối ngày:

1. Gom chứng từ. Để ảnh hoá đơn và tin nhắn chuyển khoản vào một chỗ.
2. Che thông tin nhạy cảm. Tô đen số tài khoản và thông tin khách trên ảnh bằng công cụ sửa ảnh của điện thoại, rồi mới dán.
3. Nhờ AI. Dán vào ChatGPT, Claude hoặc Gemini (ba công cụ trò chuyện với AI phổ biến) cùng lời dặn bên dưới.
4. Dán vào sổ. Chép các dòng AI trả về vào Google Sheets.
5. Đọc lại. Đối chiếu từng dòng với chứng từ.

Lời dặn bạn gõ cho AI gọi là câu lệnh. Ví dụ, đây là một câu lệnh mẫu với các khoản giả định:

Hãy chuyển các khoản dưới đây thành bảng bảy cột: Ngày, Nội dung, Thu hay chi, Nhóm khoản, Số tiền, Tiền đi qua đâu, Ghi chú.
Chỗ nào không rõ thì để trống và hỏi lại tôi, đừng tự đoán.
Các khoản: mua vải và chỉ thêu 200.000 tiền mặt.

Ví dụ: một tiệm quần áo cuối ngày chụp phiếu nhập áo và chép tin nhắn khách chuyển tiền, rồi nhờ AI xếp thành dòng. Chủ tiệm đọc lại từng dòng trước khi dán vào sổ. Muốn dặn một lần rồi dùng lại mỗi ngày, xem cách tạo trợ lý AI cá nhân.

Dòng dặn "để trống chỗ không rõ" ngăn AI tự bịa. Không dán mật khẩu, mã xác thực (dãy số ngân hàng gửi qua tin nhắn để xác nhận), số tài khoản, số thẻ hay thông tin khách nhạy cảm. Theo trang giải đáp về quyền riêng tư của Claude, các cuộc trò chuyện có thể được dùng để cải thiện mô hình (bộ não AI của hãng), tuỳ cài đặt của bạn.

Làm sao kiểm số AI ghi có đúng không?

Kiểm bằng ba phép thử làm tay, mỗi tuần một lần. AI có thể đọc nhầm một chữ số trên hoá đơn. Ví dụ, cuối tuần người bán túi vải làm lần lượt ba việc sau.

1. So từng dòng với chứng từ. Mở từng hoá đơn và tin nhắn chuyển khoản, so số tiền với dòng tương ứng trong sổ. Dòng nào khớp thì gõ "đã kiểm" vào cột Ghi chú. Dòng nào không có chứng từ thì tìm lại tin nhắn hoặc hoá đơn, không tìm được thì ghi "thiếu chứng từ" ở cột Ghi chú.
2. Đếm tiền mặt. Sáng thứ Hai, người bán đếm tiền mặt và ghi số đó vào một ô trống riêng, nằm ngoài bảy cột. Cuối tuần, bạn ấy lấy số đó cộng các dòng Thu có chữ "Tiền mặt" ở cột "Tiền đi qua đâu", rồi trừ các dòng Chi có chữ "Tiền mặt". Kết quả phải bằng số tiền mặt đếm được.
3. So với sao kê. "Sao kê" là danh sách tiền vào ra của tài khoản ngân hàng. Người bán mở sao kê, rồi đối chiếu từng dòng chuyển khoản với dòng trong sổ.

Ví dụ: một tiệm làm tóc đếm tiền mặt trong ngăn kéo cuối ngày, rồi so với các dòng Thu tiền mặt trong sổ. Lệch thì chủ tiệm xem lại lượt gội đầu nào chưa kịp ghi.

Chỗ nào lệch thì bạn tự sửa. Có thể hỏi AI dòng nào đáng nghi, nhưng đừng để AI tự sửa số.

Xem lãi lỗ đơn giản mỗi tháng thế nào?

Cộng hết tiền vào, cộng hết tiền ra, rồi lấy hai số trừ nhau. Kết quả là "lãi lỗ đơn giản" trong sổ của bạn. Muốn biết tiền ra chỗ nào nhiều thì cộng riêng từng nhóm khoản, bằng công thức SUMIF (công thức cộng theo nhóm) của Google Sheets, ví dụ =SUMIF(D:D;"Nguyên liệu";E:E) (tuỳ vùng cài đặt của bảng, có nơi dùng dấu chấm phẩy, có nơi dùng dấu phẩy), như trang trợ giúp của Google mô tả.

Ví dụ, trong một tháng giả định, người bán túi vải có tiền vào 1.000.000 đồng. Tiền ra gồm nguyên liệu 400.000, vận chuyển 100.000 và quảng cáo 200.000. Còn lại 1.000.000 trừ 700.000 là 300.000 đồng. Các số ở đây đều là giả định.

Sau đó bạn dán sổ đã che thông tin nhạy cảm cho AI và hỏi ba câu:

• Khoản nào tăng so với tháng trước?
• Khoản nào có thể cắt bớt?
• Khoản nào chưa rõ nội dung?

AI trả lời để bạn tham khảo. Quyết định chi tiêu vẫn là của bạn.

Ví dụ: một quán trà sữa cộng riêng nhóm nguyên liệu để xem tiền mua trân châu và sữa tháng này có tăng hơn tháng trước không. Thấy tăng thì chủ quán xem lại giá nhập.

Sổ thu chi chỉ ghi tiền vào và tiền ra. Muốn ghi từng đơn, hãy dựng sổ đơn hàng bằng Google Sheets, rồi thêm sổ khách để nhớ từng người mua. Khi có cả ba sổ, bạn gom số vào một trang con số đọc mỗi sáng.

Việc nào không nên giao cho AI khi làm sổ sách?

Bốn thứ bạn tự lo, không giao cho AI: con số chưa kiểm, dữ liệu nhạy cảm của khách, quyết định chi tiêu lớn và các việc ngoài sổ thu chi. Ví dụ, người bán túi vải định mua một máy may mới. AI giúp tóm tắt chi tiêu của các tháng trước, còn mua hay không là việc của bạn ấy.

• Con số chưa kiểm. Chưa qua ba phép thử thì đừng dùng để quyết định.
• Dữ liệu nhạy cảm của khách. Nhớ che trước khi dán.
• Quyết định chi tiêu lớn. AI gợi ý, bạn chịu trách nhiệm.
• Việc ngoài sổ thu chi. Hãy hỏi người làm kế toán.

Ví dụ: một cửa hàng mỹ phẩm định nhập thêm một dòng kem dưỡng mới. AI tóm tắt chi tiêu các tháng trước, còn nhập hay không là việc của chủ cửa hàng.

AI làm phần ghi chép lặp lại, bạn giữ phần kiểm số và quyết định. Muốn rõ ranh giới này, đọc AI khác tự động hoá ở điểm nào. Cách chia này nằm trong chuyên mục Mô hình và tư duy.

Bài học và việc bạn làm được ngay tuần này

Bài học: ghi chép là việc lặp lại nên giao cho AI, còn kiểm số và quyết định là việc của bạn. Sang5M gợi ý bạn thử ba việc dưới đây, bằng công cụ miễn phí.

• Ngày đầu: tạo sổ thu chi bằng Google Sheets với bảy cột ở trên.
• Mỗi cuối ngày: gom chứng từ, che thông tin nhạy cảm, nhờ AI chuyển thành dòng rồi đọc lại từng dòng.
• Sáng thứ Hai và cuối tuần: sáng thứ Hai đếm tiền mặt đang có, ghi vào một ô riêng ngoài bảy cột. Cuối tuần so từng dòng với chứng từ, đếm tiền mặt thật so với số tính theo sổ, và ghi chỗ lệch.

Câu hỏi thường gặp

AI có thay được người làm kế toán không?

Không. AI giúp ghi chép và tóm tắt sổ thu chi của bạn. Việc cần chuyên môn thì nên hỏi người làm kế toán.

Nên dùng Google Sheets hay phần mềm kế toán?

Mới bắt đầu thì Google Sheets (bảng tính của Google) dùng được cho một cuốn sổ thu chi. Khi việc nhiều lên, hãy hỏi người làm kế toán trước khi chọn phần mềm.

Dán sao kê (danh sách tiền vào ra của ngân hàng) vào AI có an toàn không?

Hãy che số tài khoản và thông tin khách trước. Đừng bao giờ dán mật khẩu hay mã xác thực (dãy số ngân hàng gửi qua tin nhắn để xác nhận). Coi như những gì bạn gõ vào đều có thể được công cụ lưu lại.

Có mẫu sổ thu chi miễn phí để tải về không?

Bài chưa kèm file tải về. Bạn tự dựng sổ theo bảng bảy cột trong bài, ngay trên Google Sheets.

Muốn học cùng Sang5M thì bắt đầu ở đâu?

Muốn xem AI làm việc với video thật, bạn có thể tìm hiểu 5M Studio (công cụ dựng video bằng AI, trả phí, của Sang5M). Bạn cũng có thể tham gia webinar tối thứ Tư (buổi học trực tuyến miễn phí) qua Zoom (ứng dụng họp trực tuyến), mỗi tuần một buổi.

Tạm kết

Làm kế toán bằng AI miễn phí, trong phạm vi bài này, gọn trong một cuốn sổ bảy cột. AI ghi giúp, bạn kiểm số và quyết định.

Bạn có thể bắt đầu từ một cuốn sổ nhỏ. Xem thêm bài mới trên blog Sang5M.