Webinar là gì? Cách một người tự tổ chức buổi học online

Webinar là gì? Đó là buổi học hoặc hội thảo trực tuyến: người xem bấm một đường link để vào, nghe bạn nói và đặt câu hỏi ngay lúc đó. Người kinh doanh nhỏ vẫn tự tổ chức được, chỉ cần máy tính hoặc điện thoại, một công cụ họp miễn phí và một phiếu đăng ký. AI làm giúp phần soạn dàn ý, nhắc lịch và tóm tắt sau buổi.

Một buổi webinar do một người tự dẫn là ví dụ nhỏ của cách làm mà Sang5M gọi là Doanh nghiệp 1 Người.

Doanh nghiệp 1 Người không phải doanh nghiệp chỉ có một người, mà là một người cùng rất nhiều công cụ, agent AI và hệ thống automation phục vụ việc kinh doanh.

Với một buổi webinar, "agent AI" là trợ lý AI nhận việc rồi tự chia bước, chẳng hạn đọc dàn ý buổi học rồi soạn nháp thư mời. "Automation" là tự động hoá: người xem gửi phiếu đăng ký thì máy tự hiện lời xác nhận kèm giờ vào buổi. Chủ đề này nằm trong chuyên mục Mô hình và tư duy.

Hiểu đơn giản: bạn ngồi trước màn hình trò chuyện với người xem, còn trợ lý AI và máy lo thư mời, tin nhắc và bản tóm tắt.

Bài này đi qua định nghĩa, điểm khác với buổi họp và livestream, khi nào nên làm và cách chuẩn bị. Sau đó là trình tự một buổi, việc AI giúp được và cách mời người tham gia. Mọi ví dụ trong bài là ví dụ giả định.

Webinar là gì?

Webinar là buổi thuyết trình, buổi học hoặc hội thảo diễn ra trên mạng. Chữ này ghép từ web (mạng) và seminar (hội thảo), như trang bách khoa mở về hội nghị trực tuyến giải thích. Người xem ở đâu cũng vào được bằng một đường link.

Webinar có hai dạng bạn có thể chọn. Dạng trực tiếp: bạn nói và trả lời câu hỏi ngay lúc đó. Dạng phát bản ghi sẵn: bạn quay trước, đến giờ thì phát cho người đã đăng ký xem.

Ví dụ: một lớp dạy vẽ màu nước mở buổi học trực tuyến tối thứ Bảy. Người học ở nhiều tỉnh cùng bấm một đường link, xem cô giáo pha màu và hỏi ngay khi chưa hiểu. Lớp học không phải thuê phòng, người học không phải đi xa.

Webinar khác buổi họp online và livestream ở điểm nào?

Khác ở mục đích và cách người xem tham gia. Họp online để vài người cùng bàn việc, ai cũng nói. Webinar để một người dạy hoặc chia sẻ cho nhiều người đã đăng ký. Livestream (phát trực tiếp) mở cho bất kỳ ai lướt qua, có thể dùng để giới thiệu hàng hoặc giải trí.

Ví dụ: một salon tóc dùng cả ba cách. Chủ salon họp online với thợ để chia lịch tuần. Salon mở buổi webinar "tự tạo kiểu tóc đi tiệc tại nhà" cho khách đăng ký trước. Còn buổi livestream giới thiệu kẹp tóc mới thì ai lướt qua cũng xem được.

Người làm một mình có nên làm webinar không?

Nên, nếu sản phẩm cần giải thích hoặc khách hỏi đi hỏi lại cùng một câu. Webinar giúp bạn trả lời một lần cho nhiều người. Chưa cần làm nếu bạn bán món rẻ, khách nhìn ảnh là mua ngay mà không hỏi gì.

• Hợp khi: bạn bán dịch vụ, bán khoá học, bán sản phẩm cần hướng dẫn dùng, hoặc khách cần tin bạn trước khi trả tiền.
• Chưa hợp khi: hàng rẻ, khách mua nhanh, hoặc bạn chưa thấy câu hỏi nào lặp lại để trả lời chung.

Ví dụ: một studio chụp ảnh cưới thấy cặp đôi nào cũng hỏi nên mặc gì, chuẩn bị gì trước ngày chụp. Thay vì nhắn riêng từng cặp, studio mở buổi webinar "chuẩn bị gì trước ngày chụp". Các cặp đôi hỏi thêm ngay trong buổi, còn studio chỉ cần nói một lần.

Sang5M cũng duy trì webinar tối thứ Tư (buổi học trực tuyến miễn phí) qua Zoom (ứng dụng họp trực tuyến). Người xem thấy Sang5M chạy công cụ dựng video ngay trên video quay thô, chưa cắt ghép, rồi hỏi đáp trực tiếp. Kiểu buổi "làm cho xem" này hợp với sản phẩm mà khách cần thấy tận mắt.

Cần chuẩn bị gì để tổ chức một buổi webinar?

Cần sáu thứ: một chủ đề rõ, một công cụ phát, một phiếu đăng ký, thiết bị đủ dùng, một dàn ý và một buổi chạy thử. Bạn chưa cần mua máy quay hay phần mềm đắt tiền cho buổi đầu tiên.

1. Chủ đề gói trong một câu, nói rõ người xem nhận được gì sau buổi.
2. Công cụ phát: Zoom, phòng họp video của Google, hoặc phát trực tiếp trên YouTube. Phòng họp của Google cho bạn lên lịch và gửi lời mời qua đường liên kết, theo trang trợ giúp của Google. Muốn phát trên YouTube, kênh cần được xác minh, theo hướng dẫn phát trực tiếp của YouTube.
3. Phiếu đăng ký bằng Google Biểu mẫu (công cụ làm phiếu của Google). Trang hướng dẫn Google Biểu mẫu chỉ cách tạo một biểu mẫu trống.
4. Thiết bị: máy tính hoặc điện thoại, tai nghe có micrô, chỗ ngồi đủ sáng và yên tĩnh.
5. Dàn ý cho khoảng 45 đến 60 phút, gồm cả hỏi đáp. Đây là mốc gợi ý, không phải luật.
6. Chạy thử với một người bạn trước một ngày: thử tiếng, thử hình, thử chia sẻ màn hình.

Hãy bật phòng chờ để người lạ không vào phá. Với phòng chờ, người dẫn tự quyết khi nào cho từng người vào, theo trang trợ giúp của Zoom về phòng chờ. Trong Google Meet, người xin vào hiện ở mục "Trong phòng chờ" và người tổ chức bấm "Cho phép tham gia", theo trang trợ giúp của Google.

Ví dụ: một tiệm bánh chuẩn bị buổi dạy làm bánh quy Giáng sinh. Chủ tiệm đặt điện thoại trên giá đỡ, quay từ trên xuống mặt bàn để người xem thấy rõ tay nhào bột. Hôm trước, chủ tiệm gọi thử với một người bạn để chắc khung hình không bị tối.

Buổi webinar nên diễn ra theo trình tự nào?

Một buổi gọn nên có năm phần: mở đầu, vấn đề, hướng dẫn chính, hỏi đáp và lời mời nhẹ nhàng. Trình tự này giúp người xem biết mình đang ở đâu trong buổi và không thấy bị ép mua.

1. Mở đầu: bạn là ai, buổi này giúp người xem điều gì.
2. Vấn đề: nói đúng điều người xem đang vướng, bằng lời của họ.
3. Hướng dẫn chính: hai đến ba ý, mỗi ý có một ví dụ cụ thể.
4. Hỏi đáp: dành thời gian thật để trả lời câu hỏi.
5. Lời mời nhẹ nhàng: mời đăng ký lớp hoặc nhận tài liệu, không ép mua.

Ví dụ: một lớp dạy tiếng Anh giao tiếp cho người đi làm mở buổi webinar học thử. Phần lớn thời gian dành cho luyện nói theo cặp, người dạy lần lượt nghe và sửa từng cặp. Lời mời đăng ký khoá chính chỉ nằm ở mấy phút cuối.

Hãy chừa phần hỏi đáp đủ dài. Câu hỏi thật của người xem thường là gợi ý tốt nhất cho buổi sau. Sau buổi, hãy gửi người dự một phiếu hỏi ý kiến ngắn, chẳng hạn làm bằng Google Biểu mẫu.

AI giúp được gì trước, trong và sau webinar?

AI làm giúp phần lặp lại ở cả ba chặng: soạn dàn ý và tin nhắc trước buổi, ghi chép trong buổi, tóm tắt và cắt video sau buổi. Phần dẫn buổi, trả lời câu hỏi thật và giữ không khí vẫn là việc của bạn.

Một số công cụ họp có sẵn tính năng ghi lời nói thành chữ hoặc ghi hình trong buổi, nhưng không phải gói miễn phí nào cũng có, hãy kiểm tra công cụ bạn chọn. Khi bật, hãy báo trước để người xem biết buổi đang được ghi lại.

Ví dụ: một quán cà phê mở buổi dạy pha cà phê phin tại nhà. Sau buổi, chủ quán dán bản ghi lời nói thành chữ vào trợ lý AI, nhờ tóm tắt năm ý chính, đọc lại rồi gửi cho người đã đăng ký. Cách dựng một trợ lý AI cá nhân cho việc soạn và tóm tắt như vậy có ở bài riêng.

Bản ghi buổi học còn cắt được thành vài video ngắn để đăng lại. Muốn vậy, bạn dùng một công cụ dựng video quen tay, chẳng hạn CapCut (ứng dụng dựng video) trên điện thoại. Muốn bỏ tiếng ờ à và khoảng lặng trong từng đoạn, có thể dùng thêm 5M Studio (công cụ trả phí của Sang5M).

Làm sao để có người tham gia webinar?

Hãy mời khách cũ trước, đăng lời mời sớm vài ngày và nhắc lịch hai lần. Buổi đầu ít người cũng không sao. Giữ lịch đều đặn quan trọng hơn đông người ngay lần đầu.

• Mời khách cũ trước: họ đã biết bạn nên dễ nhận lời nhất.
• Đăng lời mời sớm, khoảng năm đến bảy ngày trước buổi, nói rõ người xem nhận được gì.
• Nhắc hai lần: hôm trước và khoảng một giờ trước giờ vào.
• Gửi bản ghi cho người vắng mặt, kèm lời mời buổi sau.
• Giữ lịch đều, cùng ngày cùng giờ, để người xem dễ nhớ.

Tin nhắc lịch là việc lặp lại, hợp để máy gửi theo giờ đặt sẵn. Máy chạy theo quy tắc và trợ lý AI soạn chữ khác nhau thế nào thì xem bài AI khác tự động hoá ở điểm nào.

Ví dụ: một cửa hàng thời trang công sở nhắn Zalo (ứng dụng nhắn tin) mời khách cũ dự buổi "phối đồ đi làm với năm món cơ bản". Hôm sau, cửa hàng gửi bản ghi cho người vắng mặt cùng lời mời buổi tới.

Dạy một kỹ năng qua mạng cũng là một hướng làm ăn tại nhà. Các hướng khác có trong bài mô hình kinh doanh nhỏ tại nhà.

Bài học: bạn làm được ngay

Nếu chỉ nhớ một điều: buổi webinar đầu tiên chỉ cần trả lời thật tốt một câu hỏi khách hỏi nhiều.

Mình gợi ý bạn thử ba việc sau:

1. Chọn một câu khách hỏi nhiều nhất, rồi viết thành tên buổi webinar trong một câu.
2. Nhờ ChatGPT hoặc Claude (trợ lý AI trò chuyện) soạn dàn ý năm phần theo trình tự ở trên, rồi sửa bằng ví dụ thật của bạn.
3. Tạo một phiếu Google Biểu mẫu ba câu hỏi (tên, cách liên lạc, điều muốn hỏi) và gửi cho mười khách cũ.

Câu hỏi thường gặp về webinar

Webinar khác hội thảo trực tiếp thế nào?

Webinar diễn ra trên mạng nên người ở xa vẫn tham dự được và bạn đỡ tiền thuê địa điểm. Đổi lại, người xem dễ bị phân tâm hơn, nên buổi cần gọn và có hỏi đáp.

Có cần thiết bị chuyên dụng để làm webinar không?

Chưa cần. Một máy tính hoặc điện thoại, tai nghe có micrô và một góc ngồi sáng là đủ cho buổi đầu.

Nền tảng nào tổ chức webinar miễn phí?

Zoom và phòng họp video của Google đều có gói dùng miễn phí, theo trang giới thiệu gói của Zoom và trang giới thiệu phòng họp video của Google. Gói miễn phí giới hạn thời lượng và số người mỗi buổi, nên hãy đọc trang chính thức của công cụ trước khi chọn.

Một buổi webinar nên dài bao lâu?

Khoảng 45 đến 60 phút, tính cả hỏi đáp, là vừa với người mới. Đây là gợi ý, bạn chỉnh theo chủ đề của mình.

Webinar có giúp bán hàng không?

Có thể, vì khách hiểu sản phẩm và tin bạn hơn trước khi mua. Kết quả tuỳ chủ đề và người xem, nên bài này không đưa con số nào.

Muốn học cùng Sang5M thì bắt đầu ở đâu?

Muốn xem một buổi webinar thật, bạn có thể dự webinar tối thứ Tư hằng tuần qua Zoom. Trong buổi, Sang5M dùng 5M Studio, công cụ dựng video bằng AI, trên video quay thô, chưa cắt ghép.

Tạm kết

Webinar là buổi học trên mạng, hợp nhất khi sản phẩm của bạn cần giải thích. Trợ lý AI và tự động hoá lo phần lặp lại trước và sau buổi, còn bạn giữ phần dẫn buổi và trò chuyện với người xem.

Bước nhỏ nhất là chọn một câu khách hỏi nhiều, như ở mục Bài học. Những bài tiếp theo trên blog Sang5M sẽ đi vào từng công cụ cụ thể.